降低备件管理费用的方法,值得一看!

备件管理面临工程物资与备件采购周期长、部分强势供应商供货不及时、质量不稳定设备故障与备件需求的不确定性导致备件计划不准确库存管理困难不是积压就是缺货;维修部门预算缺乏科学性,对请购行为控制不力导致备件积压、浪费;备件产品描述不严谨、一物多码与一码多物导致库存信息不准确;有关部门对工程余料、随机件及历史遗留下的呆料处理不及时加之使用部门经常借料等导致仓库长期帐物不符;仓库管理人员专业素质不高,识货能力不强物资标识及货位编码不规范储位规划不合理导致发货效率不高甚至出现差错。备件经济性管理的目标是在满足设备维修的同时也能够遵循费用目标。其重点为备件消耗量、储备量、质量和存储费用。
 
一、备件储备程度
 
此处需引入备件储备程度的概念。所谓备件储备程度是指可立刻满足设备维修需要的备件种类占所有需求备件种类(在可预见的一段时间内)的百分比。要想使备件储备程度达到100%不仅是不可能的而且是极不经济的。备件储备程度超过80%以后费用的增长与储备程度的增长几乎是几何级数的关系。
 
合理的备件储备程度是80%-85%但也不能保证重要备件的供应以及可持续的费用降低尚需采取一系列措施方可保证在降低备件费用的同时满足设备维修需要。
 
二、降低费用的传统方式
 
中国企业的今天很大程度上是德国企业的昨天特别是国有大中型企业。在降低备件费用的方式上我们正沿袭着德国企业走过并已逐渐抛弃的道路。下面是德国企业降低备件费用的传统方式。
 
1.仅仅控制总库的库存量。很多类似小金库的所谓“黑色仓库” 的库存量未被统计比如车间甚至班组的仓库。
 
2.从采购部门的视角出发一次性出库大量备件流入了不可控制的“黑色仓库”。帐面上的备件资金周转期很短事实上截然相反。
 
3.减少订购数量从而导致一线维修部门囤积不必要的备件。在特定的短时期内可以降低备件采购费用但缺乏均衡、稳定性从长期看是无效甚至有害的。
 
4.使用已有但并不合适的建筑物作库房如旧厂房或办公楼。虽降低了建筑费用但增加了人员及管理费用。
 
5.使用低素质人员比如由于工会的原因而不能解雇的工人。虽然工资低但不能兼任其它工作不能使用现代化的办公工具。
 
三、新思维
 
在考虑备件储存时应经常、连贯地思考以下问题。
 
1.每小时停机时间究竟会带来多大损失。
 
2.备件供应不上时在多大范围内造成检修工人的停工待料。
 
3.备件紧急采购的附加费用究竟有多高。
 
但在实际中这些问题很少被考虑。备件经济性管理不仅涉及到备件采购本身而且还涉及到生产设备的维修及改造。
 
事实上除了承担压力的决策者外几乎每个人都希望备件储备量保持在较高水平。在费用高、储备量大的情况下组织结构、工作程序、沟通协调以及工作效率等方面的问题被掩盖人们可以悠闲自在地工作。
 
四、降低备件费用的方法
 
1.降低备件储备量
 
重要的是以实际需求为准绳。方式应该是自下而上而不是自上而下。
 
(1)挑出不再使用的备件并最终报废。德国企业同国内企业一样也有数年甚至l0数年躺在仓库中不用的备件。相对于大量的人力、物力消耗很多人更不愿意承担“资产流失”的责任。
 
(2)查明设备与备件的关系哪些备件可用在哪些设备上。这样可将不同设备中的相同备件统筹规划从而降低备件储备量。
 
(3)统计出库和采购供应周期以优化备件储备量。
 
(4)选择重要设备备件储存如瓶颈设备及高负荷设备可以根据设备的风险系数等因素确定。
 
(5)确定每一种备件的最低、最高储备量。伏特公司科隆电机厂依据备件的供货时问、材质以及备件所对应的设备数量等因素来确定。
 
(6)优化订购数量。在德国随着订购数量的增加信誉程度的提高价格折扣也加大;但订购数量的增加也意味着资金占用的增加以及管理费用的提高因此需在二者之间寻求最佳平衡区。
 
(7)建立企业标准 以降低备件种类。2001年销售额200亿欧元的德库萨公司是德国化工企业中的第三大康采恩年消耗液压润滑油品约1500t。自1984年建立了油品选择的企业标准后 在设备规模扩大三倍的情况下油品消耗还略有下降,在用油品由500余种降至70种。
 
(8)定期检查上述措施的执行情况。
 
2.降低仓储管理费用
 
(1)将需持续消耗的、价值较低的备件转移至维修车间的仓库。这不仅可避免分散总库管理人员的精力、减少管理人员的数量而且可避免维修人员的等待。
 
(2)培训仓储管理人员。高素质的管理人员不仅可提高工作效率而且可提出有价值的合理化建议。2000年一名伏特公司科隆电机厂的库工获得合理化建议奖励50万马克而创造的价值是250万马克。
 
(3)将“黑色仓库” 的备件集中管理。这样可能导致人员及管理费用的增加但作为补偿的是可减轻同样需要付出劳动的“黑色仓库”管理人员的负担并能准确控制备件储备量。
 
(4)使用现代化仓库。不仅可减少出入库的时间而且还可降低维护人员和仓库管理人员的数量。德国约有2000座现代化的高架仓库。德库萨公司Wesseling工厂的高架仓库储存有价值1900万马克的2.2万种备件材料而面积仅有1600m人员仅有l5人而且还有三人负责为现场提供供货服务三人负责货物的质量验收。
 
(5)建立备件管理信息系统。在德国计算机广泛应用在设备管理中大多数企业的管理软件是德国SAP生产的R2或R3设备管理信息系统备件管理是其重要的组成部分。应用计算机管理备件可以高效地归纳分析备件更换的频率、采购到位的时间等从而更好地控制备件的最低、最高储备量进而减少备件占用的储备资金。
 
五、几点建议
 
对于多数国内企业由于经济发展的底蕴不同对德国的有些经验是暂时学不来的如投资巨大的现代化仓库及管理信息系统但以下几点可以借鉴。
    
1.通用性强、价值稍高的备件、材料在一个中心库统一保管。如减速机、电机、风机、泵等这样可缩短实际的资金周转周期。当然这要求中心库有很高的管理水平和便捷的交通工具。
    
2.建立备件材料的企业标准。德国一些大的康采恩如大众、奔驰、德库萨等都有自己的企业标准。几年前国内某公司的一个生产厂曾存在几台天车型号相同而大车减速机速比各不相同的现象不仅增加了备件储存而且增加了维修的负担。
    
3.定期统计主要备件、材料的消耗周期及采购周期。由此可合理界定备件、材料的储存量并将那些长期不用的备件排除在备件供应之外。最低、最高储备量的确定则可分别保证备件供应的安全性、经济性。
    
4.批量采购网络招标质量跟踪。伏特公司科隆电机厂的电器元件采购在年初即选定了通用和西门子两家供货商年底根据用量结算。德库萨公司的重要备件都有一个类似于身份证号码的“历史编号”可有效地跟踪使用寿命。网络招标则可最大限度地减少暗箱操作。

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